Estimar as quantidades
4° passo para a construção do ETP: estimar as quantidades.
A lei usou a palavra “estimar”, o que significa avaliar, calcular. Em tese, durante os estudos técnicos preliminares, não se sabe, precisamente, os quantitativos que serão contratados. A solução mais adequada, como ainda não está definida, sofre repercussão deste quesito. Pode ser que uma forma de solucionar a demanda exija quantidades diferentes de outra.
Do mesmo modo, há demandas que impossibilitam a prévia definição precisa do quantitativo, hipótese em que a administração utilizará o procedimento do registro de preços, tema que será abordado em outra oportunidade.
A forma mais fácil e corriqueira de estimar as quantidades é a partir das médias de suas últimas contratações. É fazer um levantamento histórico das contratações anteriores e ponderar os quantitativos adquiridos e os efetivamente utilizados. Observe que a lei exige demonstração documental destes dados com as memórias de cálculos e documentos que lhe dão suporte, tais como os relatórios financeiros dos últimos contratos firmados.
Neste momento, será preciso ficar atento às alterações estruturais, de serviços ou de pessoal que possa vir a ocorrer no setor requisitante, o que reflete diretamente na estimativa do quantitativo. Ora, se há a intenção de contratar mais servidores, por exemplo, isso deve ser ponderado na hora de adquirir material de expediente, maquinário, móveis, ferramentas de tecnologia entre outros.
Nesta mesma linha de raciocínio, o dispositivo em apreço adverte o gestor acerca da necessidade de considerar outras contratações interdependentes que possam interferir no consumo e, consequentemente, nas quantidades.
É por isso que deve haver constante comunicação entre os setores e a alta administração do órgão para que as informações importantes circulem em toda a estrutura administrativa. Trata-se de pensar o planejamento de forma integrada e sistêmica.
Por último, sobre a estimativa do quantitativo, é fundamental observar os potenciais de economia de escala, assunto que será mais detalhado quando do estudo do parcelamento da contratação. Adianto, entretanto, que, em resumo, a economia de escala revela que o aumento do quantitativo reduz o custo médio da produção. Em outras palavras, quanto maior a quantidade, menor será o preço unitário, circunstância essencial para a escolha do objeto.